A quattro mesi dall’entrata in vigore delle Legge sui Corrispettivi (1° aprile 2017) facciamo un bilancio delle attività svolte, di quelle ancora in corso d’opera
e delle difficoltà significative incontrate dalle realtà coinvolte in questa piccola grande “rivoluzione” del nostro settore.
Possiamo affermare che mai nella storia del Vending tanti attori della filiera (con linguaggio più moderno, gli stakeholders) sono stati coinvolti contemporaneamente in un progetto così articolato:
• I gestori dei distributori automatici,
• I fabbricanti di sistemi di pagamento,
• La società di servizi e rivendite,
• I fabbricanti di software gestionali,
• L’Agenzia delle Entrate (AdE),
• Sogei,
Come si poteva immaginare il passaggio non è stato semplice anche se tutto sommato i fatti ci dicono che le difficoltà incontrate non sono state così rilevanti e in ogni caso non hanno mai costituito ostacoli insormontabili. Il lavoro preparatorio di Confida, fatto con tutti i comparti citati, è stato fondamentale per mantenere sempre il giusto equilibrio, mediare, ottenere senza mai superare quella sottile linea che avrebbe potuto determinare
prese di posizione più radicali da parte delle istituzioni.
Detto questo, cerchiamo di analizzare, comunque, i momenti chiave per consentire a tutti coloro che non conoscono il lavoro fatto dietro le quinte di valutare con maggiore
equilibrio eventuali problemi e difficoltà incontrati.
I gestori, in base al tipo di organizzazione e al tipo di sistema gestionale in uso o selezionato, hanno dovuto superare una serie di difficoltà principalmente di tipo organizzativo. Lasciati alle spalle gli ostacoli legati
• Preparazione,
• Censimento,
• Verifica modalità audit disponibili,
• Sostituzione dispositivi non compatibili,
• Stampa QRCode,
dal 1° aprile (alcuni erano partiti già alcune settimane prima) è aumentato, sicuramente, il livello di attenzione alle rilevazioni e alle anomalie. Nuovo focus è stato rivolto alla gestione dei master e dei dispositivi mobili (riposizionamento e stato di
funzionamento) Le anomalie nella rilevazione dati, prima gestite con correzioni manuali e con effetto solo sui dati interni, vanno ora raccordate con i dati inviati all’Agenzia delle Entrate.
In alcune occasioni, per periodi limitati ci sono stati malfunzionamenti dei server di ricezione dei dati. In questi mesi, in ogni caso, si è lavorato consapevoli della necessità di mettere a punto e correggere errori o incongruenze da parte di tutti gli attori coinvolti. Vediamo di seguito degli esempi di situazioni di errore o di criticità in alcuni casi ancora oggetto di miglioramento.
GESTORI
• Errata dismissione di un dispositivo mobile.
Se un dispositivo mobile viene dismesso è revocato il suo certificato di firma e cancellato l’apparato dall’anagrafica. Questa operazione è irreversibile, pertanto non è
possibile riattivare un dispositivo mobile dismesso. Produttori di software e Sogei si sono accordati per avere, da una parte procedure di dismissione più articolata (con
diversi alert prima della conferma finale), dall’altra la possibilità di riattivare un dispositivo mobile dismesso per errore.
• I tecnici in officina hanno la necessità di effettuare delle rilevazioni di test dai master NON installati; ciò comporterebbe l’utilizzo fittizio di progressivi non realmente utilizzati. Le prove fatte su un sistema master in officina non possono essere cancellate, tanto meno “oscurate”, pertanto le prove (in fase di installazione così come quelle in campo in periodi successivi) devono essere semplicemente annotate nel registro contabile della macchina.
• Identificativo non programmato coerentemente su un sistema master rispetto all’ID censito. Può capitare di censire un sistema master e di programmare sullo stesso un codice non corrispondente a quello censito. In questo caso le rilevazioni vengono rifiutate
dal server perché la matricola non è presente in anagrafica presso l’Agenzia. Se ciò si verificasse si può dismettere il master censito e ripetere la procedura con la matricola
programmata sul master oppure modificare la matricola del master stesso. È importante che il software gestionale fornisca chiaramente l’eventuale ragione dello scarto della rilevazione.
FABBRICANTI DI SISTEMI MASTER
I fabbricanti con lunga storia, quindi con molte varianti di prodotti ancora installate, hanno avuto la sfida più complessa. Racchiudere con strumenti omogenei e compatibili con nuove tecnologie (ad esempio il Bluetooth) le rilevazioni fatte da sistemi con “età” molto diverse tra loro non è stato semplice. I produttori hanno dovuto estendere nel passato la compatibilità del sistema di raccolta dati per agevolare l’operato delle gestioni e, allo stesso tempo, evitare sostituzioni con acquisto di nuovo hardware.
Altro esercizio complesso (ancora in atto) è stato quello di fare ordine, per quanto possibile, tra tutte le diverse interpretazioni dello standard EVA-DTS che si sono succedute negli anni.
RIVENDITE E SOCIETÀ DI SERVIZI
Hanno avuto un ruolo importante nella gestione “uno a molti” tra gli operatori piccoli e non abituati alla gestione dei dati strutturata e i fabbricanti di sistemi e di software
gestionali. Il loro supporto è stato importante nella fase iniziale di orientamento alla soluzione e vitale nella fase di implementazione per il supporto che i fabbricanti non sarebbero stati in grado di garantire direttamente.
FABBRICANTI DI SOFTWARE
Hanno avuto le difficoltà maggiori o più frequenti perché in prima linea tra i “tre mondi” che per la prima volta sono stati chiamati a interconnettersi: i sistemi master all’interno dei distributori automatici, i propri gestionali e il sistema messo in piedi
da Sogei per conto dell’Agenzia delle Entrate.
Alcune delle problematiche più frequenti dal 1° Aprile:
• Server non attivi per periodi limitati
• Risposte di errore del server non chiare o non coerenti
• Gestione delle interpretazioni dello standard EVA-DTS. I fabbricanti con maggiore esperienza hanno avuto un vantaggio nel gestire i fuori standard o le interpretazioni
dello standard EVA-DTS di prodotti appartenenti a vecchie generazioni.
• Gestione notifiche anomalie al gestore per contro-verifiche funzionamento sistemi master.
• Gestione degli stati di errore (quando inviare di nuovo una rilevazione respinta dal server, per quanto tempo e quando, invece, registrarla semplicemente tra le anomalie).
SOGEI
Ha mostrato flessibilità e apertura nel correggere errori e prendere in considerazioni modifiche migliorative proposte dalla delegazione dei produttori di software
Due esempi.
1. Scarti legati alla data nel futuro e data con valori illogici
È capitato che alcuni invii venissero scartati poiché l’ora sigillata nel file era di una manciata di secondi successiva a quella del server. L’ora impostata sui sistemi master può non essere precisa pertanto è stato deciso di adottare una tolleranza di ben 70 minuti oltre i quali è facoltà del software del dispositivo mobile di sovrascriverne il valore prima dell’invio
2. Duplicazione dei corrispettivi È possibile inviare per errore la stessa rilevazione più volte ai server dell’Agenzia. Questa circostanza, se non corredata di un log di errore adeguato, genera confusione da parte del gestore/ gestionale perché non è in grado di comprendere perché alcuni invii sono stati rifiutati. Sogei si è impegnata a rilasciare un aggiornamento che marcherà i duplicati consentendo anche di monitorare i flussi.
Nei vari incontri tenuti con i responsabile del progetto dell’Agenzia delle Entrate è stato più volte ricordato il ruolo “nuovo” dell’AdE nella promozione della cosiddetta compliance, vale a dire mettere a disposizione del contribuente le informazioni in suo
possesso al fine di consentirgli di correggere spontaneamente errori e modalità operative.
Il nostro settore auspica, prima possibile, un feedback da parte dell’Agenzia, anche attraverso Confida, in modo da comprendere meglio e tararsi sui comportamenti da tenere.
Il sistema di raccolta dati messo in piedi nel rispetto del D.L.125 del 2015 richiederà ancora una serie di precisazioni e aggiustamenti di fino per coprire casistiche non ricorrenti ma possibili. Una volta coperti i casi particolari, le gestioni dovranno porre
sempre più attenzione agli elementi di raccordo tra i dati comunicati regolarmente ai server dell’Agenzia e il valore del corrispettivo dichiarato al Fisco. Ricordiamo che la disposizione del direttore dell’Agenzia delle Entrate del 30 giugno 2016 dice chiaramente,
riferendosi all’obbligatorietà di conservare i dati dei corrispettivi:
“Tra gli elementi informativi riconducibili ai dati dei corrispettivi sono conservati almeno i rapporti di conteggio del denaro contante prelevato dalle relative periferiche di pagamento al momento della rilevazione degli incassi”.
Gli elementi di raccordo che riducono l’incassato al valore imponibile del corrispettivo vero e proprio sono diversi e non sono cambiati in virtù della legge ma quanto più preciso e dettagliato sarà il registro della gestione tanto più facile sarà la difesa e l’argomentazione in caso di verifiche ispettive (che potranno contare su dati nuovi non disponibili fino al 1° aprile).
IL RICAVO A FINI FISCALI
Esistono due tipi di gestione contabile che portano alla determinazione del ricavo ai fini fiscali: quello basato sull’Incassato e quello basato sul Venduto.
Queste due modalità sono già in uso da diversi gestori. Non entreremo nel merito dei dettagli dei vari flussi contabili, perché troppo complessi da spiegare entro il perimetro di questo articolo, ma ci limiteremo a considerare gli elementi principali da tenere in considerazione per raccordare correttamente il valore di corrispettivo (imponibile) con i dati che l’Agenzia delle Entrate riceve attraverso le rilevazioni periodiche.
Incassato
è il metodo che basa la determinazione del ricavo ai fini fiscali sull’incassato ovvero sul denaro prelevato dal distributore e portato in sala conta per la riconciliazione.
Questa modalità non tiene conto del venduto considerando che l’incasso rappresenta una buona approssimazione del venduto in un periodo abbastanza lungo.
Venduto
è il metodo che basa la determinazione del ricavo ai fini fiscali sul venduto attraverso il distributore automatico. Non vengono, quindi, considerate le ricariche sui sistemi di pagamento elettronici. Lo svantaggio principale della gestione contabile basata sull’incasso è legata al fatto che viene anticipata l’I.V.A. per vendite non ancora
avvenute (incasso derivante dalle ricariche dei sistemi cashless).
Le informazioni che vengono inviate all’AdE non sono sufficienti per costruire la dichiarazione dei corrispettivi che di fatto si raccorda con essa inserendo nel computo elementi esterni non sempre recuperabili direttamente dall’audit del sistema master ad esempio:
• Rimborsi ai clienti per mancate erogazioni o problemi tecnici.
• Vendite di prova tanto in officina quanto presso il cliente.
• Monete false
1. Tutto ciò che non può essere riscosso (falsi, misvalidazioni, monete rovinate).
• Ammanchi
1. Per furti sul distributore
2. Per logistica contante.
• Gettoni
1. Vanno valorizzati in base alla tipologia.
• Ticket
1. Ticket restaurant hanno un valore di facciata superiore a quello che verrà incassato.
• Ricariche borsellini elettronici
1. Ricariche su borsellini privati mediante transazioni elettroniche (es. Paypal)
2. Ricariche manuali chiavi/tessere (con fattura).
Confida ha recentemente istituito anche su questo argomento delicato un tavolo tecnico con l’obiettivo di definire un modus operandi condiviso tra i gestori e condivisibile con la stessa Agenzia delle Entrate. Si tratta di una attività che dovrebbe semplificare la dinamica di eventuali contestazioni proprio nell’ottica della ricercata compliance.
